? 隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的必要資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用使得信息產(chǎn)業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最具有增長(zhǎng)活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一。而檔案做為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來,檔案數(shù)字化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展的必然需求，另一方面國(guó)家對(duì)信息資源開發(fā)重視程度的提高推動(dòng)了檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，是檔案工作者目前一個(gè)非常重要和緊迫的任務(wù)。
檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要有以下幾個(gè)方面
一、 檔案數(shù)字化建設(shè)是實(shí)施并拓展現(xiàn)代信息資源共享的必然要求 ?
把用戶的需求放在第一位一直是檔案工作的目標(biāo),但傳統(tǒng)的檔案服務(wù)主要局限于閱覽室,然而到檔案館的用戶只是所有用戶中很小一部分比例。做為一種不可替代的社會(huì)信息資源,檔案信息不僅被傳統(tǒng)的習(xí)慣于利用紙質(zhì)檔案原件或復(fù)印件,習(xí)慣于到檔案館使用照片檔案和聲像檔案的檔案利用者所需要,也是熟練掌握各種信息工具，習(xí)慣于輕點(diǎn)鼠標(biāo)在網(wǎng)上沖浪的信息用戶應(yīng)該享有的寶貴財(cái)富。英國(guó)曼徹斯特大學(xué)的檔案同仁對(duì)于檔案用戶類型和需求趨勢(shì)變化的論述也正好揭示了我國(guó)檔案信息利用者的未來需求走向：越來越多的檔案利用者可能是檔案網(wǎng)站的在線用戶,越來越多的檔案信息服務(wù)將通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的形式從實(shí)體檔案館搬到了數(shù)字檔案館。
對(duì)于已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)作為主要的信息獲取和利用方式的用戶而言,如果沒有數(shù)字化檔案的支持，就無法通過網(wǎng)絡(luò)搜索、瀏覽、下載檔案信息以獲取知識(shí)和查閱資料,那么他們的檔案信息需求將無法滿足。毫無疑問，未來的檔案信息需求將越來越多地從實(shí)體轉(zhuǎn)向內(nèi)容,從紙張型轉(zhuǎn)向數(shù)字化、多媒體,從到館查閱原件轉(zhuǎn)向搜索和點(diǎn)擊檔案網(wǎng)站。只有尊重新型檔案利用需求的出現(xiàn),重新定位利用者類型,并對(duì)未來利用需求進(jìn)行理性判斷和預(yù)測(cè),才能在社會(huì)變化中仍然較好地發(fā)揮檔案的信息價(jià)值。檔案數(shù)字化變革對(duì)未來檔案利用有著深遠(yuǎn)的意義，是現(xiàn)代資源共享的必然要求。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)是提高檔案的可利用性,開拓檔案發(fā)展前景的基礎(chǔ) ?
傳統(tǒng)的檔案給人的印象是只有研究類學(xué)者才會(huì)去閱讀，檔案枯燥的內(nèi)容和高深的理論似乎只有學(xué)術(shù)研究人員才能去利用，對(duì)于那些不想利用原始檔案資料的網(wǎng)絡(luò)用戶來說，檔案信息形態(tài)的單一是對(duì)他們的需求習(xí)慣和方式的輕視,是對(duì)他們利用的權(quán)利的剝奪，這也造成了檔案信息的利用長(zhǎng)久以來處于尷尬的困境之中。從國(guó)家檔案局1994-2003年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中顯示出館藏檔案利用與99%以上的人不相關(guān)、檔案利用與90%以上的館藏檔案不相關(guān)。檔案信息利用本質(zhì)的復(fù)雜化是造成這一窘迫局面的一個(gè)非常重要的原因。對(duì)于檔案信息的本質(zhì)特點(diǎn)所導(dǎo)致的利用障礙,我們可以通過轉(zhuǎn)換檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì),組織和深度加工檔案信息內(nèi)容,可以來彌補(bǔ)和相對(duì)弱化,這正是“檔案信息數(shù)字化”可以完成的任務(wù)。
另外隨著社會(huì)的發(fā)展，信息的開放，許多時(shí)尚的人也渴望對(duì)檔案的利用，他們希望在任何時(shí)候任何地方都能獲取針對(duì)自身獨(dú)特需要的有價(jià)值的信息。尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)用戶的信息需求層次也逐漸提高，越來越多的人對(duì)個(gè)性化的要求不斷提高，個(gè)性化信息服務(wù)是指基于信息用戶的信息使用行為、習(xí)慣、偏好和特點(diǎn)，向每一個(gè)用戶的獨(dú)特信息需求進(jìn)行有針對(duì)性的服務(wù)。個(gè)性化信息服務(wù)是人類社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展到一定程度,在信息服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)所呈現(xiàn)的一種社會(huì)特征,是信息服務(wù)的發(fā)展方向。數(shù)字化檔案信息就為他們個(gè)性化服務(wù)的提供了基礎(chǔ)。對(duì)于信息服務(wù)機(jī)構(gòu)來說,是否能提供經(jīng)過篩選、整合、優(yōu)化后的“個(gè)性化服務(wù)”將是未來衡量信息服務(wù)水平的指標(biāo)之一。檔案信息數(shù)字化將為個(gè)性化的檔案信息服務(wù)提供基礎(chǔ)條件，它對(duì)于檔案利用活動(dòng)中各參與主體會(huì)產(chǎn)生積極影響，在一定程度上會(huì)提高檔案的利用率。檔案數(shù)字化建設(shè)是提高檔案可利用性的需求,是開拓未來檔案發(fā)展前景的必要基礎(chǔ)。
三、 檔案數(shù)字化建設(shè)是增加檔案的保存性,完善檔案管理的迫切需要
甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)這些信息的載體,在檔案史上經(jīng)歷了幾千年,記錄下了人類文明史。而近年來，他們迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，形成了現(xiàn)在的電子檔案。電子檔案的應(yīng)用不但能提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。然而有許多檔案館的電子檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，利用紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)驗(yàn)及較原始的檢索利用水平來管理電子檔案，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用,甚至造成電子檔案的清洗、丟失，這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。另外從檔案的管理來說,目前檔案的管理正從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，向檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的管理模式不能適應(yīng)信息巨大的電子檔案的管理要求。電子檔案的出現(xiàn)給檔案的保存、管理提出了一個(gè)亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段,而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè),那就是檔案館的數(shù)字化。檔案數(shù)字化是檔案載體的更新?lián)Q代的迫切要求也是提高檔案管理工作必然趨勢(shì)。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，它對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，系統(tǒng)的整體水平都有較高的要求面對(duì)這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，我們要開拓視野，不斷學(xué)習(xí)檔案管理及相關(guān)知識(shí),利用現(xiàn)代化技術(shù)為檔案工作，進(jìn)一步開發(fā)檔案的潛能和可利用性為檔案的需求者提供更好的服務(wù)。